Fhdevelopment logo
A megtérülő fejlesztések szakértője
Cím: 1121 Budapest Rege utca 8 mszf. 5
Tel.: +36-1-392-2772
Fax.: +36-1-392-2772
E-mail: info@fhdevelopment.hu

A pályázatírás mint szakma

A pályázatírás mint önálló szakma

Mára az Európai Unió által biztosított fejlesztési források, illetve a hozzájuk kapcsolódó pályázati rendszer a hazai vállalkozások fejlesztésének központi területévé vált. A pályázatok útján hozzáférhető támogatási források elérése azonban összetett folyamat, amely napjainkra egy olyan új szakma létrejöttét tette indokolttá, amely nem más, mint a pályázatírás. A pályázatírás professzionális műveléséhez szükséges alapismeretek elsajátításához léteznek elméleti és gyakorlati alapok, amelyek ismerete és használata éppen olyan fontos, mint bármely más gazdasági tevékenység esetében. A pályázatírás középpontja minden esetben maga a pályázati projekt. A tervezett projekttel leginkább harmonizáló pályázati kiírás felkutatása és kellő áttanulmányozása, majd a projekttevékenység részletes végiggondolása és kidolgozása, kimunkálása, azaz a világos és pontos bemutatása a sikeres pályázatírói munka alapfeltétele. A pályázatírás során nem elég a kiírói szándéknak megfelelni, az elbírálókat „elvakítani”, vagy a gyenge pontokat ügyesen eltitkolni, hajszolva a magas pontszám elérését, hanem a gyakorlati tapasztalatokat alkalmazva – egy-egy apró, azonban jelentős megoldás alkalmazásával – emelni a pályázat értékét.

A pályázatírás első lépése: a pályázatfigyelés

A pályázatírás a pályázatfigyeléssel kezdődik. Ekkor történik meg a támogatást biztosító szervezet által nyilvánosságra hozott pályázati dokumentáció felkutatása, amely illeszkedik a pályázó fejlesztési terveihez. Ezek a pályázati felhívások számos forrásból elérhetőek, azonban a pályázatírók részéről fontos a folyamatos odafigyelés, hiszen néhány napos csúszás is veszélyeztetheti a pályázati projekt megvalósulását. A hazai forrású pályázatokra jellemző, hogy regionális, megyei vagy települési hatáskörűek és általában megjelentetik a térség hivatalos napilapjában, az országos pályázatokat pedig az országos napilapokban. Emellett a kiíró szervezetek közzéteszik honlapjaikon is, általában formanyomtatványokkal, és számos egyéb hasznos információval együtt, amelyet egy naprakész pályázatírónak folyamatosan figyelemmel kell kísérnie. Érdemes figyelni továbbá a pályázatokra szakosodott kiadványokat is, hiszen a pályázatíró ott már összegyűjtve találja meg az aktuális pályázati kiírásokat. Az Európai Unió forrásaiból finanszírozott pályázati kiírások - a fent említett felületeken túl - a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (2014-2020 között minisztériumi hatáskörrel) honlapján egységes formában jelennek meg. Fentiekből jól érzékelhető, hogy már a pályázatfigyelés is olyan volumenű szegmense a pályázatírói munkának, amely meghaladja egy nem pályázatírásra szakosodott vállalkozás erőforrásait.

Pályázatírás második lépése: a projekttervezés

A meghirdetett pályázati- és a projektcél összehasonlítása csak is a kiadott felhívás, útmutató és egyéb mellékletek részletes áttanulmányozása után történhet meg. A pályázatírást végző cégnek ismernie kell a pályázati kiírásban szereplő stratégia követelményrendszerét, úgymint a 3-5 évig fenntartott vagy növelt gazdasági és létszám indikátor és monitoring mutatók teljesítésének feltételeit. A pályázónak célszerű egyeztetnie könyvelőjével, de legfőképpen saját magában átgondolnia, hogy miként alakul a jövőbeni pénzügyi helyzete, azaz képes-e megvalósítani, de legfőképpen fenntartani a pályázati projektjét. Miután megszületett a döntés a pályázat elkészítésére vonatkozóan, elindul a pályázatkészítés, vagyis a „pályázatírás” folyamata. A háttér információkhoz történő hozzáférést a pályázati felhívás és a pályázati útmutató biztosítja, amelynek naprakész ismerete a pályázatírói munka egy másik fontos eleme. A pályázati felhívás részletesen tartalmazza a pályázat célját, a pályázók körét, a pályázat pénzügyi feltételeit, beadási határidejét és a benyújtás módját, illetve a pályázatírás során csatolandó dokumentumokat. A pályázati útmutató tartalma a részletes elszámolható költségek köre, a pályázati támogatás formája, az eljárás módja, menete, az elvárt monitoring mutatók, az elbírálás feltételei, formai, tartalmi követelményei és a szerződéskötés feltételei. A pályázatírás során ebben a komplex rendszerben kell eligazodni, és a megbízó számára legoptimálisabb megoldásokat megtalálni. 

A pályázati támogatás típusai

A pályázatírás részeként ki kell választani a megbízó számára ideális finanszírozási feltételeket. Általánosságban három alapvető támogatási formát különböztetünk meg: - vissza nem térítendő pályázati támogatás; - visszatérítendő pályázati támogatás; - fejlesztésekhez kapcsolódó kamattámogatás.
A fent felsoroltakon kívül vannak olyan pályázatok, amelyeknél például tanácsadás biztosítása az elnyerhető segítség. További lehetséges támogatási formák a kamatmentes kölcsön, a kedvezményes kamatozású kölcsön, a kedvezményes feltételű kezességvállalás, az állami tőkejuttatás, az adókedvezmény, az adóalap-kedvezmény, az ingyenesen és kedvezményes feltételek mellett nyújtott szolgáltatás, az ingatlanjuttatás, a követelésről való lemondás, a tartozásátvállalás, a kedvezményes bérlet és a kedvezményes lízing.
Miután a pályázó döntése megszületett arról, hogy projektötletét önerején kívül milyen támogatás igénybevételével kívánja megvalósítani, elkezdi összeállítani a projektjét vagy megbízást ad a kiválasztott pályázatírónak. Ekkor kezdődik el a pályázatírás következő szakasza. 

A pályázatírás gyakorlati feladatai

A pályázatírás alapvető gyakorlati folyamata a projekt részletes bemutatása és a szükséges (előírt) dokumentumok beszerzése és összeállítása. Ez egyszerűen hangzik, de természetesen számtalan hibaforrás merülhet fel a pályázatírás során, még az egyszerűsített pályázati kiírásoknál is. Egy jó pályázó vagy pályázatíró globálisan gondolkodik, mégpedig a projektfenntartási időszak végéig, vagy még azon is túl. Röviden megfogalmazva, a jelenben dolgozik, a jövőt tervezve.
A pályázati felhívás és útmutató tartalmazza a benyújtási határidőt, amely megszabja a pályázatírás folyamatának ütemezését. A pályázat lehet folyamatos vagy szakaszos elbírálású, egyfordulós vagy kétfordulós eljárásrendű, de általánosságban elmondható, hogy van egy végső időpont, amely után már nem fogadják el a beküldött pályázatokat. A pályázat benyújtásának ideje általában a pályázat postára adásának határideje, azaz a csomag feladását igazoló postai bélyegzőn legkésőbb a megjelölt dátumnak kell szerepelnie. A határidőn túl beérkezett pályázatokat érdemi vizsgálat nélkül utasítják el, amely minden pályázatíró rémálma. A pályázati kiírás megjelenésétől számítva a benyújtási határidőig sok esetben csak hetek vagy napok állnak rendelkezésre, hogy a pályázatírást a megadott feltételek betartásával elvégezzék. Ha azonban a támogatásra rendelkezésre álló kötelezettségvállalási keret kimerül, vagy annak kimerülése előre jelezhető, a közreműködő szervezet a benyújtási határidő előtt a benyújtás lehetőségét felfüggesztheti vagy a pályázatot lezárhatja. Ez idő alatt a pályázatírónak teljesítenie kell legalább a benyújtás formai és tartalmai követelményeit, ellenkező esetben szintén visszautasítják pályázatot. Fontos megemlíteni, hogy a projekt leírása önmagában nem elegendő, a pályázatírás keretében számos formai és tartalmi követelménynek megfelelő dokumentumot kell beszerezni és csatolni a pályázathoz. A pályázati felhívás részletes áttanulmányozása után érdemes határidőket kijelölni az egyes, pályázatíráshoz kapcsolódó részfeladatok teljesítéséhez. 

A pályázat részei

A pályázat részei a pályázati adatlap és benyújtandó mellékletei, amelyek alapját képezik a pályázó megfelelősségének és a projekt elbírálásának. Az elmúlt évek során általánosságban elmondható, hogy a kiírók törekednek a pályázati rendszer könnyebb átláthatóságára és az adminisztratív feladatok racionalizálására, ami azonban nem jelenti a pályázatírás olyan fokú leegyszerűsödését, amely feleslegessé tenné a professzionális pályázatírók munkáját. Ennek megfelelően a pályázati adatlapok nagy része elektronikusan kerül kitöltésre és benyújtásra, továbbá a mellékletek csatolása vagy feltöltése sem papír alapon kerül beküldésre (a pályázatírás során is szem előtt tartva a környezeti fenntarthatóság szempontjait). A pályázati adatlapok és formanyomtatványok – regisztrációt követően – internetes felületen keresztül vagy hivatalos, úgynevezett kitöltő programokkal tölthetik ki a pályázók, vagy a pályázatírással megbízott pályázatírók. Jellemzően a hazai forrású kiírások elektronikus pályázatkezelési rendszeren keresztül, vagy még mindig csak papír alapon küldhetőek be a pályázatírás során. Ezzel szemben Európai Unió által finanszírozott pályázatok megírása az egységesített, telepített kitöltő programokkal történik, egyetlen papír alapon beküldött, a pályázatot hitelesítő nyilatkozattal együtt. Amennyiben a pályázatírást pályázatíró végzi, az adatlap pályázóra vonatkozó adatainak feltöltéséhez elengedhetetlenül szükség van a pályázóra. Az adatok bekérése általában e-mailen, előre kitöltött kérdőív alapján, vagy telefonon keresztül történik, de akár személyes konzultáció is indokolt lehet, amennyiben ez jelentősen hozzájárulhat a pályázatírás sikerességéhez. A pályázóra természetesen a hitelesítés szempontjából is szükség van, a formanyomtatványok és nyilatkozatok esetében, ezeket a feladatókat a pályázatíró természetesen nem végezheti el. 

A pályázatírás központi eleme: a pályázati projekt összeállítása

A projekt összeállítása során a pályázatírónak figyelembe kell venni a pályázók körének és jogi formájának a követelményeit, az iparági és ágazati, továbbá a speciális-, általános-, területi-, illetve adminisztrációs korlátozásokat. Főként gazdaságfejlesztési konstrukciókra jellemző, hogy a pályázó gazdálkodására vonatkozó feltételeinek is eleget kell tenni, mint például az eredmény kimutatás és mérleg eredmények vagy a statisztikai létszám mutatók. Nagyobb volumenű pályázatok megírásánál, és főként non-profit pályázók esetében a közbeszerzési kötelezettséggel is számolni kell, azonban a pályázati kiírások tartalmazzák a közbeszerzésre vonatkozó szabályozást is.
Igen fontos részét képezi a pályázatírás folyamatának a költségvetés összeállítása, illetve a támogatási intenzitás és az igényelt támogatás meghatározása. A pályázati költségvetés összeállítása során elsőként a támogatható tevékenységeknek megfelelő elszámolható és nem elszámolható költségeket érdemes áttanulmányozni a pályázatírás során. Az elszámolni kívánt költségeket a megfelelő számviteli költségsorokra rögzítve szükséges megadni, azonban több konstrukció esetében üzleti vagy pénzügyi (cash-flow) terv csatolása is szükséges, amelynek elkészítéséhez szintén érdemes professzionális partnerre bízni a pályázatírás feladatát.
Számos pályázati konstrukció esetében – főként a komplex pályázati kiírásoknál – követelmény, hogy a pályázatírás terjedjen ki a projekt részletes bemutatására. Erre a célra a pályázat kiírója mellékletként megvalósíthatósági tanulmány csatolását írja elő, amelyet sablon formájában, amolyan sorvezetőként közzé is tesz. Jellemzően a hosszútávon megtérülő vagy jelentősebb eredményt hozó projektek esetében, mint például az energetikai beruházásoknál vagy a kutatásfejlesztési pályázatoknál, a projekt szakmai részletezésére, illetve számszerű adatokkal történő alátámasztására kötelezően kitöltendő, a kiíró által készített Excel táblázatokat mellékelnek a kiírások mellé. Ezek kitöltéséhez erősen ajánlott nem csupán pályázatíró szakemberek segítségét igénybe venni, olyannyira, hogy az energetikai audit vagy energetikai tanulmány csak akkreditált auditor hitelesített aláírásával nyújtható be.

A pályázatírás lezárása

Miután elkészült a pályázat - minden dokumentumával együtt - a pályázónak egy rövid egységes nyilatkozat formájában hitelesíteni szükséges a pályázati anyagot. A pályázatírás során kitöltött nyilatkozatot eredetiben papír alapon kell beküldeni a kiíró vagy a közreműködő szervezet részére, természetesen a kiírásban megjelölt benyújtási határidőn belül. A pályázatok benyújtása az esetek többségében postai úton történik, azonban az internetes felületen történő, esetleg a személyes leadás is elfogadott több konstrukció esetében. 

A pályázat elbírálása

A projektkiválasztás folyamata magában foglalja a pályázat beérkezésétől a végső döntésről szóló értesítésig tartó pályázatkezelési lépéseket, azaz:
  1. Az érkeztetést,
  2. A befogadási kritériumok vizsgálatát és a befogadást,
  3. A hiánypótlási rendet,
  4. A tartalmi értékelést,
  5. A döntést.
A pályázó értesítését a döntésről, döntés közzé tételét.
A pályázati csomag beérkezését követően a címzett szervezet iktatja a benyújtott projektjavaslatot, amennyiben a kiírásban megjelölt befogadási követelményeknek eleget tett a pályázó. Ellenkező esetben formai okok miatt elutasítja a pályázatot, további tartalmi ellenőrzés nélkül. Itt szükséges megjegyezni, hogy a pályázati kiírások többségében a beadási határidőn belüli benyújtások száma nem korlátozott. A pályázót a közreműködő szervezet írásban értesíti a pályázat beérkezéséről. Ha a pályázatírás során az elektronikus alkalmazással készített projekt-adatlap sérült, vagy a befogadási kritériumok vizsgálata egyéb okból nem lehetséges, a projekt-adatlap beérkezését követően a közreműködő szervezet a pályázót a projekt-adatlap ismételt benyújtására hívja fel, amelynek elkészítése szintén a megbízott pályázatíró feladata.
A befogadást követően pályázati azonosítószámmal és belépési jelszóval látja el a kezelő szervezet a pályázati projekteket. Ezzel az egyedi számmal és a saját jelszóval a pályázó, vagy a megbízott pályázatíró figyelemmel tudja kísérni a projektet, illetve reagálni tud az azt érintő változásokra. Kezdetét veszi a formai és tartalmi ellenőrzés, amelynek során az esetek többségében lehetőség van hiánypótlásra. A kezelő szervezet a pályázatíró számára lehetőséget biztosít a hiánypótlás során a hiányosan vagy nem megfelelően kitöltött pályázati adatlap módosítására, illetve a csatolandó mellékletek és dokumentumok pótlására. A hiánypótlás teljesítésére általában 7 vagy akár 15 napot biztosít a kezelő szervezet, így ebben az esetben folytatódik a pályázatírás folyamata. Fontos itt megjegyezni, hogy csak a hiánypótlási felszólításban kért módosításokat teljesítheti a pályázó, illetve a pályázatíró, minden további változtatást figyelmen kívül hagy a közreműködő szervezet. A hiánypótlást általában cégszerűen hitelesített kísérőlevéllel együtt kell benyújtani a felszólításban megjelölt címre. Hiánypótlásra egyszer lehet felhívni a támogatás igénylőjét. A hiánypótlás beérkezését követően ismételt tartalmi ellenőrzésre kerül sor, így ebben a stádiumban is fontos lehet professzionális pályázatíró segítségét igénybe venni. Ha a pályázatban szereplő információ nem egyértelmű, vagy ellentmondást tartalmaz, és a felhívás lehetőséget nyújt tisztázó kérdés küldésére, a közreműködő szervezet tisztázó kérdést tehet fel, amelynek megválaszolására legalább 3 napos határidőt kell biztosítani a pályázó, illetve a pályázatíró számára.
Ezt követően a közreműködő szervezet dönt a befogadott pályázatokról a pályázati felhívásban meghatározott projekt kiválasztási eljárásban, majd a döntésről tájékoztatja a pályázót. A támogató dönthet arról, hogy az igényelt támogatási összeget megadja, vagy elutasítja, de megtörténhet az is, hogy csökkentett összeggel ítéli meg a támogatást. A közreműködő szervezet a döntésről szóló tájékoztatása tartalmazza a projektjavaslat elutasítása, csökkentett összköltséggel történő támogatása vagy feltételekkel történő támogatása esetén a kifogás benyújtásának lehetőségét, módját. A kifogás benyújtása még a pályázatírás részét képezi, azonban a pályázatírás folyamata a döntést követően lezárul és kezdetét veszi a projektmenedzsment, melynek első és az egyik legfontosabb lépése a támogatási szerződés megkötése. A szerződést követően megkezdődik a pályázatírás során papírra vetett projektterv megvalósítása, természetesen a pályázatban leírtaknak megfelelően. 
Amennyiben kérdése merülne fel a pályázatírással, vagy konkrét pályázatokkal kapcsolatban, akkor forduljon hozzánk bizalommal. Kérdezze tanácsadónkat!
Amennyiben az aktuális uniós pályázatok érdeklik, akkor kattintson ide: Uniós pályázatok.
Amennyiben az aktuális hazai pályázatok érdeklik, akkor pedig ide: Hazai pályázatok.
 
  • Impresszum
  • Jogi nyilatkozat
  • Oldaltérkép