Fhdevelopment logo
A megtérülő fejlesztések szakértője
Cím: 1121 Budapest Rege utca 8 mszf. 5
Tel.: +36-1-392-2772
Fax.: +36-1-392-2772
E-mail: info@fhdevelopment.hu

A projektmenedzsment folyamata

Mi a projekt és a projektmenedzsment?

A projekt egy meghatározott cél elérése érdekében, meghatározott időhatárokkal, meghatározott anyagi- és emberi erőforrások hozzárendelésével végzett, komplex feladatsor.
Hagyományos értelemben tehát a projekt az igény felmerülésével és a fejlesztési terv készítésével kezdődő eseménylánc, amely a projekt teljes megvalósulásával, illetve az eredmények értékelésével ér véget. A projektmenedzsment ennek az egyedi tevékenységnek a szervezésével és irányításával foglalkozó, mára önállóvá vált szakterület.

Mi a pályázati projektmenedzsment?

Pályázati projektek esetében azonban a projekt és a projektmenedzsment fogalmak némileg másképpen értelmezendők, mivel jelentésüket az elszámolási/elszámolhatósági ciklusok határozzák meg. Mivel a pályázati kiírások elválasztják egymástól a pályázatírás- és a projektmenedzsment folyamatokat, a pályázati projektek esetében – szükségszerűen módosítva az eredeti jelentésen – a pályázat nyertessége után kezdődő, a teljes pénzügyi- és szakmai megvalósítással összefüggő, továbbá a kötelező fenntartással végződő folyamatot tekintjük projektnek, koordinációját, és a teljes szakmai háttértámogatását pedig projektmenedzsmentnek.
 
Csapatunk kezdettől részt vesz a közös munkában, projektmenedzsmenti szempontú szakmai támogatást nyújtva a pályázatíráshoz, hogy a projekt töretlen ívű folyamat legyen. Mindamellett az FH Development Kft. projektmenedzsment részlege a pályázat nyertessége után lép elő a háttérből, s kerül közvetlen kapcsolatba ügyfeleinkkel.
 
A fentiek fényében látható, hogy a projekt nem egyes, jól lehatárolható feladatok összessége, hanem folyamatok láncolata. Mi azonban úgy véljük, pályázati projektmenedzsment szolgáltatásunk plasztikusabb leírása mégis a megvalósítás szakaszában és fenntartási időszakban felmerülő kérdések, kihívások, problémák, feladatok lajstromba vételével, körülírásával és rövid kifejtésével lehetséges.
 

A pályázati projektmenedzsment első lépése: a támogatási szerződés

Miután a pályázati projektet támogatásra érdemesnek minősítették, az első kihívást a támogatási szerződés megkötése jelenti a projektmenedzsment számára. A támogatási szerződés a vonatkozó jogszabály értelmében, az európai uniós források felhasználását koordináló irányító hatóság és a pályázó között (hazai finanszírozású pályázatok esetében a támogató és a pályázó között), a projekt lebonyolítása és finanszírozása tárgyában kötött polgári jogi szerződés. Aláírásának, kiírástól függően, számos feltétele van (pl. pénzügyi- és cselekvési terv aktualizálása, szükség szerint a pályázati költségvetés felülvizsgálata, engedélyek, igazolások és más dokumentumok beszerzése vagy frissítése, a támogatási szerződéstervezet ellenőrzése, esetenként módosítása stb.), amelyben teljes körű támogatást nyújt pályázati projektmenedzsment csapatunk.
A pályázati projekt, és ezzel együtt a pályázati projektmenedzsment lényegesebb és hosszabb ciklusa pedig csak ezután kezdődik…
 

A pályázati projektmenedzsment második lépése: a szakmai megvalósítás támogatása

A pályázati projekt tényleges lebonyolításában egy hatékony külső projektmenedzsmenti csapat sem nélkülözheti teljesen a megvalósító szervezet, azaz a pályázó közreműködését. A projektmenedzsmentben fokozottan érvényes az, amit másutt már hangsúlyoztunk, hogy egy pályázati projekt lebonyolítása csak a felek hatékony együttműködése révén érheti el kitűzött célját, aminek eléréséhez teljes háttértámogatást biztosítunk.
Egy hatékony fejlesztési projekt lebonyolításához feltétlenül szükséges a megfelelő partnerek kiválasztása, melyben, kapcsolatrendszerünkön keresztül, segítséget nyújtunk. A pályázati projektmenedzsment keretében összefogjuk és irányítjuk a pályázó-beszállító/kivitelező-forráskezelő/közvetítő szervezet közötti kommunikációt.
Valamennyi pályázati kiírás részletesen foglalkozik a beszerzések sorrendiségének és dokumentáltságának kérdésével, szigorúan szabályozva minden keletkező dokumentum formai- és tartalmi követelményeit, amire a pályázati projektmenedzsment során kiemelt figyelmet kell szentelni. Ehhez igazodva az európai uniós- és hazai jogszabályoknak megfelelően, a vonatkozó pályázati kiírások rendelkezéseivel harmóniában nyújtunk segítséget az ajánlatkérések, megrendelések, valamint a projekt kapcsán felmerülő szerződések, átadás-átvételi jegyzőkönyvek, teljesítési igazolások és egyéb okiratok összeállításában, formai és tartalmi ellenőrzésében a projektmenedzsment szolgáltatás keretében.
 

A pályázati projektmenedzsment harmadik lépése: a pénzügyi tervezés

A pályázatírás szakaszában készítünk egy előzetes pénzügyi ütemtervet, amelynek betartása mellett a projekt a legoptimálisabban kivitelezhető úgy, hogy likviditása mindvégig fennmaradjon. Miután azonban a pályázatot támogatásra érdemesnek ítélik és kialakul a végleges költségvetése, az előzetes ütemtervet felül kell vizsgálni, s részletes menetrendet kell rendelnünk a projekt mellé, ami már a projektmenedzsment csapat feladata.
Az egyszerűbb pályázatok, például eszközbeszerzés esetén, ez nem jelent nagy kihívást egy tapasztalt projektmenedzser számára, azonban a hosszan elhúzódó, nagyszámú és eltérő típusú tevékenységet összefogó pályázati projektek során (pl. K+F projektek) már komoly és jelentős feladat, hiszen ezek a projektek, számolva a lehetséges „vis maior” esetekkel, jó eséllyel csak a megfelelően összehangolt cselekvési- és pénzügyi ütemtervek nyomán valósíthatóak meg.
A pénzügyi tervezésnél különösen fontos a forrásfelhasználás ütemezése is. Annak ellenére ugyanis, hogy a legtöbb hazai-, és az összes európai uniós, vissza nem térítendő támogatás utófinanszírozású, azaz a kiegyenlített számlák ellenőrzése és jóváhagyása után folyósítják, nem szükségszerűen kell a pályázónak a teljes költségvetést előre megfinanszírozni. Az ütemterv összeállításánál pályázati projektmenedzsment csapatunk mérlegeli, hogy ügyfelünk számára kedvező-e a szállítói finanszírozás igénybevétele, hogy a tényleges szakmai megvalósítás megkezdéséhez mikor hívjunk le előleget, illetve a cselekvési ütemterv fenntartása és a likviditás biztosítása, valamint ezek összhangjának megteremtése után, mikor és mekkora összegről nyújtsunk be elszámolást.
 

A pályázati projektmenedzsment negyedik lépése: elszámolások készítése

A projektmenedzsmenti feladatok ezen szakaszában mind a hazai-, mind az európai uniós pályázati projektek megfelelő forrásfelhasználását alátámasztandó, az előírásoknak (az európai uniós és hazai jogi szabályozásnak megfelelő) kifizetési igénylést, azaz elszámolást és beszámolót kell benyújtani a közreműködő szervezet illetve a támogató felé, melynek formáját minden esetben a kiíró határozza meg. Az európai uniós pályázati projektek elszámolásait az EMIR (Egységes Monitoring Információs Rendszer), a hazai finanszírozásúakét általában az EPER (Elektronikus Pályázatkezelési és Együttműködési Rendszer) elektronikus felületen kell összeállítani, majd a teljes alátámasztó dokumentációval együtt, papíralapon, postai úton szükséges megküldeni (vannak egyéb elektronikus rendszerek is, illetve léteznek kiírások, melyek teljesen papíralapon működnek). 
E struktúrák magabiztos ismerete azonban még nem garancia arra, hogy a kifizetési kérelem jóvá is lesz hagyva, mivel eddigi projektmenedzseri tapasztalataink alapján a pályázati rendszerek túlszabályozottsága e téren is érvényesül. Az európai uniós finanszírozású pályázati projektek esetében például nemcsak az egyes jogszabályi helyek (4/2011 (I. 28.) Korm. rendelet, 547/2013 (XII. 30.) Korm. rendelet) tartalmaznak az elszámolásokra vonatkozó általános rendelkezéseket, de a legtöbb pályázati kiírásnak vannak speciális elvárásai, valamint az elszámolásoknak léteznek „íratlan szabályai” is. A professzionális pályázati projektmenedzsment ebben a fázisban jelentősen felgyorsíthatja az ügyfelek számára a forrásokhoz való hozzáférést, ami nagyban hozzájárulhat a projekt sikeres befejezéséhez.
 

A pályázati projektmenedzsment ötödik lépése: szerződésmódosítás, változás-bejelentés

Még a legnagyobb gondossággal megtervezett pályázati projektek megvalósítása során is szükségszerűen történnek kisebb-nagyobb változtatások, amire a pályázati projektmenedzsmentnek gyorsan és hatékonyan kell reagálnia annak érdekében, hogy projekt ne kerüljön szembe likviditási problémákkal. Projektmenedzseri munkánk során számtalanszor fordult már elő, hogy a pályázat leadásakor a pályázó még nem tudta megbecsülni a projekt zárásának pontos dátumát, hiszen például egy építési beruházás időtartamát befolyásolja, sőt, meghatározza az időjárás, a közbeszerzési eljárás lefolyása, vagy akár a kivitelező vállalkozás munkavégzése is. Nem ritka az sem, hogy a pályázat bírálati folyamatának elhúzódása miatt a megpályázott és megnyert támogatás segítségével azonos áron, de sokkal jobb műszaki tartalommal, korszerűbb eszköz szerezhető be. A fenti példák mellett számtalan olyan helyzet állhat elő, amely szükségessé teszi, hogy változás-bejelentéssel, vagy a támogatási szerződés módosításával az irányító hatóság felhatalmazását bíró közvetítő szervezet és a pályázó kétoldalúan módosítson. Ez azonban a vonatkozó jogszabályokban előírt, szigorúan meghatározott protokoll alapján, előírás szerinti formában, a változtatások szükségességét és realitását bizonyító, alátámasztó dokumentumok csatolásával lehetséges, amelynek összeállítása szintén részét képezi a pályázati projektmenedzsment feladatainak.
 

A pályázati projektmenedzsment hatodik lépése: a projektfenntartás

Egy projekt, és vele együtt a pályázati projektmenedzsment feladata nem ér véget azzal, hogy a záró elszámolás elfogadásra kerül, a támogatás utolsó részletét folyósítják a kedvezményezett részére, és a közreműködő szervezet lezártnak minősíti a fejlesztést.
Az Európai Unió Tanácsa az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Európai Szociális Alap és a Kohéziós Alap felhasználásának rendjét az 1083/2006 EK rendeletben szabályozza, amelynek 57. cikk (1) bekezdése rögzíti, hogy a támogatással létrejött fejlesztések 5 évig, illetőleg azon tagállamokban, amelyek a csökkentés lehetőségével éltek, KKV-k esetében 3 évig, kötelezően fenntartandók, a támogatás visszafizetésének terhe mellett. Ez a szigorú szabályozás jól érzékelteti, hogy a projektmenedzsmenti feladatok szakszerű elvégzésének milyen nagy jelentősége van a fejlesztésnek ebben a fenntartási időszakában is.  Noha a 2014-2020-as programozási időszak forrásfelhasználásának hazai jogszabályi keretei még nem állnak készen, vélhetően abba is átkerül a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 80§ (1) bekezdésének vonatkozó passzusa, amely alapján a kedvezményezett, a jelzett időszakban, évente projektfenntartási jelentés benyújtására kötelezett, amelyben – egyebek mellett – a vállalt indikátorok (jellemzően output- és eredményindikátorok) teljesüléséről is számot kell adnia.

Amennyiben kérdése merülne fel a pályázati projektmenedzsmenttel, vagy konkrét pályázatokkal kapcsolatban, akkor forduljon hozzánk bizalommal. Kérdezze tanácsadónkat!

Amennyiben az aktuális uniós pályázatok érdeklik, akkor kattintson ide: Uniós pályázatok.
Amennyiben az aktuális hazai pályázatok érdeklik, akkor pedig ide: Hazai pályázatok.
 

 

  • Impresszum
  • Jogi nyilatkozat
  • Oldaltérkép